Email Coach

12 minutes pour améliorer l'efficacité de vos e-mails

Accepter 3 faits

a.

Tous vos e-mails ne jouera pas

Les e-mails sont en concurrence avec des centaines de courriels d'autres professionnels, commerciaux et personnels destinataire donné.

Vous n'êtes pas une priorité et vous êtes sûr qu'il ne sera pas ouvert tout le temps.

Il est contre productif de supposer que

Pendant la navigation un email en une minute et votre destinataire reçoit 200 mails par jour, il faudrait 3h20 pour ouvrir tous navigation, même en mode.

b.

Les e-mails augmentent le stress

Le nombre de courriels reçus est un facteur augmentant le stress sur le lieu de travail.

Mais vous ne voulez pas d'augmenter le niveau de stress des destinataires de vos e-mails.

c.

Pariez sur la pertinence

Pour augmenter vos chances que vos courriels sont lus, vous devez travailler sur trois points: le titre, la pertinence et l'efficacité.

Vous devez convaincre vos messages destinataires de courrier après avoir effectué les sauver du temps et l'effort intellectuel.

10 recettes de l'e-mail Coach

1.

Réduire le nombre d'emails nécessaires au minimum

Ne pas accumuler de courriels sur un même sujet.

Focus toutes vos idées sur un sujet dans un même courrier.

Cela vaut en particulier lorsque vous envoyez des corrections.

Rien de plus agaçant que de recevoir plusieurs séries de corrections.

2.

Entrez 100% des sujets traités dans le titre

Supposons sur la plus large

Exemple

Projet / Lancement /

Cette technique peut déterminer rapidement l'intérêt du courrier électronique et en déposer le peu de temps après.

Ceci s'applique également à l'expéditeur que le destinataire.

3.

Réduire le contenu de ses e-mails à 5 phrases

Pour réduire le temps de lire vos e-mails, de réduire vos idées à 5 phrases sur le modèle de ce que le site recommande five.sentenc.es

4.

Donnez votre avis sur RT / FW

Lorsque vous transférez un e-mail, en pièce jointe ou un rapport d'article résume en deux phrases le contenu de ce document, l'intérêt pour la destination et la raison pour laquelle you-go "de transfert. Cela lui permet de disposer des informations sans avoir consulté un motiver et

vérifier quand il a le temps

5.

Utilisez le titre infocodes

Avant de décrire le sujet du mail, commencez par une infocode qui permet au destinataire de déterminer l'urgence de la lecture et, le cas échéant, la réponse.

Pers: email de la personne directement

Grp: email en vrac

FYI: e-mail des informations indiquant que ne nécessite pas de réactions

Voir: e-mail contenant un type d'information la veille concurrentielle, technologique, marketing ou de la société

RR: La réponse est nécessaire pour envoyer un courriel

URR: une réponse urgente est nécessaire pour envoyer un courriel

Bon: Le courrier électronique contient de bonnes nouvelles

Il est possible de tenir deux informations par courrier électronique

6.

Modifier le titre de la réponse e-mail

lorsque le sujet devient

Il arrive fréquemment que les échanges

7.

Envoyer des emails flash

Parfois, le message transmis par la poste se résume à une simple information.

Comme un exemple de courriel flash

Flash: Réunion du jeudi Janvier 12, 2010 à votre bureau, a confirmé

Le contenu de cet e-mail est vide parce que toutes les informations sont contenues dans l'e-mail.

«Flash» Le infocode indique qu'il n'est pas nécessaire d'ouvrir l'e-mail qui est vide.

8.

Synthétiser

Réduire le nombre de mots dans les phrases, choisir des mots courts,

Expliquez votre façon de penser d'une manière simple et claire

Ne demandez pas à votre destinataire de comprendre votre pensée.

Chew lui vos pensées en se mettant à sa place.

9.

Créer des niveaux de lecture

Commencez votre message par une phrase contenant les informations essentielles (l'idée, l'analyse, la suggestion contenue dans le reste de l'e-mail)

Ensuite, expliquer cette information ou de décrire l'idée ou de motiver la suggestion.

10.

Mettre à la page

Si l'e-mail est long (plus de 10 lignes), séparer chaque paragraphe avec un message de moins de 7 mots qui résume l'idée du paragraphe suivant.

Ce message apparaît en caractères gras pour que rapidement.